Nhận được email mời phỏng vấn sau bao ngày chờ đợi, tim chắc hẳn đập rộn ràng đúng không em? Đừng vội mừng hụt hay lúng túng, vì cách em phản hồi chính là tấm vé đầu tiên định hình ấn tượng của nhà tuyển dụng về một cô gái bản lĩnh và chuyên nghiệp.
Áp dụng ngay cách trả lời email chấp nhận phỏng vấn tinh tế dưới đây để nhà tuyển dụng thấy em không chỉ giỏi chuyên môn mà còn cực kỳ sắc sảo trong giao tiếp công sở.
Khi cơ hội gõ cửa, em cần phản hồi thế nào cho chuyên nghiệp
Ngay khi mở thư, việc đầu tiên em cần làm là xác nhận lại rõ ràng thời gian và địa điểm phỏng vấn ngay trong những dòng đầu tiên để nhà tuyển dụng an tâm rằng em đã nắm bắt thông tin chính xác. Đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành nhưng giữ thái độ bình tĩnh, đĩnh đạc, tuyệt đối tránh tỏ ra quá vồn vã hay rụt rè nép mình.
Anh luôn nhắc các bạn nữ quanh mình ghi nhớ những điểm mấu chốt sau để bức thư phản hồi hoàn hảo nhất:
- Tốc độ phản hồi: Cố gắng trả lời email trong vòng 4 đến 8 giờ làm việc để thể hiện sự chủ động và tôn trọng đối phương.
- Tiêu đề chuẩn mực: Đặt tiêu đề rõ ràng theo cấu trúc [Họ tên] – Xác nhận lịch phỏng vấn vị trí [Tên công vị] để hộp thư của nhân sự không bị trôi mất.
- Bố cục gọn gàng: Trình bày ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm, tránh dài dòng lan man.
Nghệ thuật chọn từ ngữ vừa khiêm nhường vừa tự tin
Hồi anh mới đi làm, anh hay đọc được mấy lá thư xin việc hay phản hồi phỏng vấn đầy rẫy từ ngữ rụt rè. Cảm giác lúc ấy là mình đang đi xin ơn huệ vậy. Nhưng thực tế, phỏng vấn là cuộc chơi sòng phẳng giữa hai bên: nhà tuyển dụng cần người, còn em có năng lực. Khi áp dụng cách trả lời email chấp nhận phỏng vấn, em hãy dẹp ngay mấy từ như “em rất may mắn” sang một bên.
Thay vào đó, hãy dùng ngôn từ khẳng định giá trị bản thân một cách nhã nhặn nhưng đầy chủ động. Dưới đây là cách anh hay hướng dẫn mấy đứa em làm cùng:
- Đổi câu “Em rất may mắn được nhận lịch…” thành “Em rất hào hứng khi có cơ hội trao đổi sâu hơn về vị trí này.”
- Hạn chế lặp từ “em” dày đặc trong một câu, vì nó dễ tạo cảm giác thiếu tự tin hoặc hơi bi lụy.
- Kèm theo một câu ngắn gọn khẳng định năng lực ngầm, ví dụ: “Với kinh nghiệm thực tế về mảng này, em tin mình có thể bắt nhịp nhanh với dự án của công ty.”
Cách nói này vừa giữ được sự tôn trọng tối thiểu với người phỏng vấn, vừa cho họ thấy em là một cô gái bản lĩnh, biết rõ giá trị mình đang mang tới bàn đàm phán.
Cách khéo léo đề nghị thay đổi lịch hẹn nếu em gặp sự cố
Đời công sở đôi khi dở khóc dở cười, hôm qua vừa nhận lịch phỏng vấn thì sáng nay sếp cũ gọi nhờ gấp hoặc xe hỏng giữa đường. Nếu buộc phải dời lịch, đừng hoảng hốt gửi một cái email dài lê thê kể lể hoàn cảnh, vì nhà tuyển dụng bận lắm và họ chỉ quan tâm đến sự chuyên nghiệp của em thôi.
Cách trả lời email chấp nhận phỏng vấn khi cần đổi lịch đòi hỏi sự chân thành và thẳng thắn. Em hãy nói ngắn gọn lý do khách quan, chân thật, rồi chủ động đưa ra phương án thay thế ngay để tiết kiệm thời gian cho đôi bên:
- Xin lỗi chân thành vì sự bất tiện này nhưng tuyệt đối không dùng lời lẽ bi lụy.
- Đưa ra cụ thể 2 mốc thời gian mới (ví dụ: sáng thứ Tư hoặc chiều thứ Năm tuần tới) thay vì hỏi chung chung.
- Khẳng định lại sự hào hứng và tôn trọng dành cho cơ hội phỏng vấn này.
Một câu từ chối lịch cũ mượt mà sẽ giúp em ghi điểm tuyệt đối: “Vì sự cố bất khả kháng về lịch trình cá nhân vào khung giờ đã hẹn, em rất tiếc và xin phép được dời lại…”. Người ta sẽ nhìn thấy ở em sự linh hoạt và bản lĩnh của một cô gái biết làm chủ tình huống.
Những điều tối kỵ tuyệt đối không được viết trong thư
Anh biết lúc nhận được lịch phỏng vấn, em dễ vui mừng và có chút nôn nóng muốn thể hiện mình. Tuy nhiên, có vài ranh giới nhỏ mà một cô gái tinh tế tuyệt đối không nên bước qua trong email xác nhận này.
- Đòi hỏi lương thưởng ngay lập tức: Đừng biến email nhận lịch thành bàn đàm phán thu nhập hay phúc lợi. Chuyện đó hãy để dành cho buổi gặp trực tiếp khi em đã chứng minh được giá trị của mình.
- Dùng từ ngữ cẩu thả: Tuyệt đối không dùng tiếng lóng tuổi teen, từ viết tắt kiểu nhắn tin với bạn thân hay chêm quá nhiều icon vô tội vạ vào hòm thư công sở.
- Ra điều kiện quá khắt khe: Trừ khi bất khả kháng, đừng bắt nhà tuyển dụng phải xoay chuyển lịch trình chỉ vì những sở thích cá nhân chưa thực sự cần thiết.
- Kể lể hoàn cảnh: Họ chỉ cần biết em đã sẵn sàng cho cơ hội này hay chưa, chứ không cần đọc một bản tâm sự dài về lý do em muốn rời bỏ công ty cũ.
Giữ được sự chừng mực từ những chi tiết nhỏ này sẽ giúp em ghi điểm tuyệt đối trong mắt người phỏng vấn.
Chuẩn bị tâm thế vững vàng cho bước tiếp theo
Gửi xong email phản hồi rồi thì em cứ thả lỏng đi nhé, đừng ngồi dán mắt vào màn hình chờ thông báo nữa. Khoảng thời gian này là lúc em chuyển hướng tập trung sang việc nghiên cứu thật sâu về doanh nghiệp, từ sản phẩm, văn hóa cho đến những dự án gần đây của họ.
Hãy xem buổi phỏng vấn sắp tới không phải là một cuộc tra hỏi căng thẳng, mà là một buổi trò chuyện sòng phẳng giữa hai bên đang tìm kiếm mảnh ghép phù hợp. Nhớ kỹ điều này nha: em có giá trị riêng và họ cần năng lực của em nhiều chẳng kém gì việc em cần công việc này đâu.
Câu hỏi thường gặp
Em nên trả lời email chấp nhận phỏng vấn trong vòng bao lâu?
Tốt nhất là trong vòng 4 đến 24 giờ kể từ khi nhận được email. Phản hồi nhanh cho thấy em là người tôn trọng thời gian và có tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Có nên hỏi về mức lương ngay trong email xác nhận phỏng vấn không?
Tuyệt đối không, em nhé. Chuyện tiền bạc và đãi ngộ nên được giữ lại để trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn khi em đã chứng minh được năng lực của mình.
Nếu nhà tuyển dụng gọi điện thay vì gửi email thì em nên ứng xử thế nào?
Nếu đang ở nơi yên tĩnh, em hãy nhận cuộc nói chuyện với giọng điệu tự tin, lịch sự. Nếu đang bận, hãy xin phép gọi lại sau 15 phút với một cuộc gọi chuẩn bị kỹ càng hơn.
Để lại một bình luận